martes, 3 de marzo de 2015

Consejos para la aplicación de la Ley de Protección de Datos en los despachos de abogados


Ayer tuvo lugar en le MICAP la charla Nuevas Tecnologías y ejercicio de la abogacía: Aplicaciones colegiales, Portal de profesionales y Protección de Datos. La conferencia, dirigida principalmente a los colegiados  de los dos últimos años, así como a todos los profesionales que se incorporan al mundo de las nuevas tecnologías, corrió a cargo de  Ignacio Subiz y Álvaro Abaigar, de la Comisión de Nuevas Tecnologías y Natalia Ruiz, Gerente MICAP. Los tres ponentes destinaron sus intervenciones a dar a conoce las obligaciones derivadas de la ley de Protección de Datos , así como las herramientas profesionales a disposición de los colegiados.

En primer lugar tomó la palabra Álvaro Abaigar, vocal de la Comisión de Nuevas Tecnologías y Modernización del MICAP. Después de una breve introducción sobre la normativa de Protección de datos en la que recordó que “los datos son nuestros, y por lo tanto, decidimos a quién los cedemos para su tratamiento”, centró su intervención en una serie de consejos prácticos para cumplir la normativa de protección de datos en los despachos profesionales, que reproducimos a continuación.


1)Utilizar los recursos gratuitos disponibles, principalmente a a través de la web de la Agencia Española de Protección de Datos.

2)Registrar los ficheros, a través de la web de la Agencia Española de Protección de Datos.

3) Incorporar  una  cláusula  de  recogida  de  datos  en  las  hojas  de  encargo.

4) Identificar en al empresa a los encargados  del tratamiento de datos.

5) Firmar con los encargados de tratamiento los contratos pertinentes.

6) Reflexionar antes de ceder datos de carácter personal.

7) Respetar los derechos de ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición).

8) Incorporar a la web del despacho los avisos legales necesarios.

9) En los envíos de correo electrónico a varios destinatarios, usar la función Copia Oculta (CC) cuando corresponda.

10) Advertir con carteles la presencia de cámaras de vigilancia en las instalaciones.

11) Dar la posibilidad, a los destinatarios de comunicaciones comerciales, de dejar de recibirlas.

12) Emplear contraseñas robustas para acceder a los sistemas de la empresa y cambiarlas de manera frecuente.

13) Implementar y documentar una política de copias de seguridad y restauración de datos.

14) Mantener una copia de seguridad de los datos fuera del despacho, para prevenir su pérdida en casos de incendio, inundación, etc.

15) Ser cuidadoso con la destrucción de documentos y con su reutilización.

16) Ser  cuidadoso con los soportes de datos (discos duros, memorias flash y USB ) y para mayor seguridad, cifrarlos.

17) En caso de enviar datos de nivel alto por correo electrónico, cifrar los archivos adjuntos.

18) Formar al personal en materia de protección de datos.


Por su parte, Ignacio Subiza, presidente de la Comisión de Nuevas Tecnologías y Modernización del MICAP,  detalló a los presentes diferentes aspectos prácticos relacionados con el uso del Portal de Servicios Para Profesionales de la Justicia en Navarra.


Por último, Natalia Ruiz, gerente del MICAP,  guió a los asistentes a la charla a través de las diferentes funcionalidades del Sistema Integrado de Gestión de la Abogacía (SIGA), y dio ejemplos del uso de sus principales funcionalidades. Asimismo, animó a los abogados presentes a usar la aplicación del Censo Móvil para acceder a la información de contacto de otros colegiados.

 

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