En el seno de las VI Jornadas de Derecho en la Sociedad de la Información, el pasado 4 de octubre celebramos la primera de las dos sesiones en que este año se han dividido las jornadas, estrenando formato.
En esta primera sesión, bajo el título "La organización de mi despacho", se ha tratado el acercamiento del despacho de abogados a las nuevas tecnologías, tanto desde el punto de la seguridad como de la experiencia y rentabilidad de las mismas. Iñaki Subiza, presidente de la comisión de Modernización y Nuevas Tecnologías del MICAP, fue el encargado de presentar a los dos ponentes invitados.
Para hablarnos precisamente de seguridad, hemos contado en primer lugar con Julián Pérez, de analiTICs21, especialista en la creación de herramientas de cifrado y seguridad para empresas. Y centrando precisamente su ponencia en la seguridad, Julián aseguró que las empresas están en contrando en la nube una manera de rentabilizar su negocio, ya que gracias a esta nueva tecnología y a bajo coste se tiene acceso a servicios que aportan movilidad, seguridad, ahorro y eficacia. Por esta razón, un despacho de abogados tiene que orientarse hacia una sede digital.
Para romper el hielo y comenzar con algo de buen humor, Julián nos ha mostrado un conocido vídeo sobre la introducción de las nuevas tecnologías:
Y es que un despacho físico y otro virtual no tienen por qué ser incompatibles. Los dispositivos móviles pueden ayudar a un profesional que tiene que pasar una gran parte de su tiempo fuera de su oficina; el abogado perfeccionista puede, de esta manera, seguir teniendo control sobre su actividad y su entorno profesional y, a la vez, añadir valor a su relación con sus clientes.
Pérez, convencido de la necesidad de que profesionales y directivos han de tener su propio "coach" tecnológico, nos habló de algunas de las TICs imprescindibles en el ámbito profesional y que más tienen que ver con la actividad de la abogacía:
- Certificados digitales, que permiten el cifrado y la firma electrónica de documentos; se han de usar con herramientas específicas, de pago o gratuitas. Con estas herramientas el profesional verifica su identidad, la integridad del documento, lo firma y además garantiza el cumplimiento de los requisitos legales.
- Archivo en la nube, uno de los asuntos más comentados a lo largo de la jornada. Esto permite sincronizar nuestros documentos entre varias máquinas y dispositivos móviles y acceder a ellos no importa dónde estemos. Dropbox y Google Drive son sólo dos ejemplos muy populares de los múltiples servicios de pago y gratuitos que tenemos a nuestra disposición. Importante: la laguna de seguridad de este tipo de servicios hace imprescindible el cifrado de los documentos "sensibles" que almacenemos en ellos.
- Vídeo conferencia, hoy al alcance de cualquiera y de forma gratuita, es imprescindible para atender asuntos a distancia, compartirlos en grupo, dar formación o asistencia técnica y documentar cualquier reunión.
A continuación le tocó el turno a Álvaro Abáigar, de ARPA Abogados, que abordó las TIC ya desde el ámbito específico de la actividad de un despacho de abogados. Igualmente, comenzó su ponencia con un vídeo que explica en qué consiste la nube (cloud computing):
Es importante tener en cuenta si subimos a la nube algún dato de carácter personal, de cara al cumplimiento de la LOPD. Para Abáigar son cinco los puntos a la hora de contratar un servicio de almacenamiento en la nube:
- Garantía de cumplimiento del reglamento (art. 20.2)
- Saber dónde se va a realizar el tratamiento de los datos.
- Aspectos formales de la relación: el tratamiento por terceros, siempre por escrito.
- Contenido obligatorio del contrato, estipulando las medidas de seguridad.
- Subcontrataciones: el encargado del tratamiento no podrá subcontratar a un tercero.
Por último, Álvaro Abáigar aportó las conclusiones de la experiencia que ha supuesto la aplicación de TICs a su despacho de abogados, comenzando por los fracasos:
- No sirve de nada introducir tecnología que no aporta valor en los procesos existentes en la organización.
- Que la curva de aprendizaje para los usuarios del despacho sea muy elevada.
- Que las herramientas para los profesionales tengan un manejo muy complejo.
- Que las herramientas adoptadas exijan elevados recursos para su mantenimiento, tanto de tiempo como de dinero.
- Lo que a un colega le funciona en su bufete, no tiene por qué funcionar en el mío; no todas las estructuras profesionales funcionan de forma idéntica.
En el ámbito de los aciertos, Abáigar destacaría:
- El correo electrónico sincronizado, en tiempo real, desde diferentes dispositivos incluso móviles, y con acceso a histórico.
- La agenda siempre sincronizada y a mano. Los calendarios compartidos.
- El escritorio remoto para acceder desde cualquier lugar a la aplicación del despacho.
Se pueden descargar los documentos de las ponencias de Álvaro Abáigar desde su blog.
Tras esta exposición de los dos invitados a la jornada, pasamos al turno de preguntas, donde quedó muy clara la popularidad de Dropbox entre todos los profesionales, pero también muchas dudas:
- ¿Es Google seguro, están a salvo mis contactos, mi calendario? Julián responde que en principio sí, el gigante Google tiene protocolos muy seguros.
- ¿Si falla la infraestructura del servicio, si cierra, qué pasa con mis datos? Está claro que hay que tomar la nube más como un repositorio de backup de lo que reside en nuestros sistemas, no tanto como un lugar de almacenamiento.
- Es importante conocer quién es tu proveedor en la nube, en Internet; puede ser un servidor en la otra punta del planeta, pero también puede estar en tu propia ciudad.
- Los letrados se quejan de las dificultades para aplicar las TICs en el entorno de la administración de justicia. Los ponentes apuntan que son precisamente los despachos más pequeños los que más oportunidades tienen de sacar partido a todas las nuevas herramientas de uso gratuito y libre.
